Как работать с 1с документооборот

Как работать с 1С-Электронный документооборот в программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

На сегодняшний день скорость работы с документы во многом определяет эффективность работы бухгалтера. Чтобы оптимизировать работу с документами, бухгалтеры используют специальные сервисы, например 1С:ЭДО. В данной статье мы рассмотрим процесс настройки учётной записи ЭДО, отправки приглашений контрагенту для дальнейшего обмена, а также процесс получения и подписания документов.

Внимание! Для подключения сервиса 1С:ЭДО подходит только локальный сертификат.

В разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» необходимо поставить галки на пунктах «Электронные подписи» и «Сервисы ЭДО» (рис.1).

Для регистрации профиля ЭДО переходим в разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» по ссылке «Учётные записи ЭДО» (рис. 1).

Перед настройкой необходимо ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.

При подключении указывается (рис. 2):

организация;
локальный сертификат (при выборе сертификата лучше убрать поле «Пользователь»);
в разделе «Идентификатор организации» установить галку на «Получить новый» и установить оператора Калуга Астрал.

Нажимаем «Далее >» и в следующем окне указываем код налогового органа. В разделе «Назначение учётной записи» можно написать любой произвольный текст, например «ЭДО». Ставим галочку «Соглашаюсь с условиями использования» и нажимаем «Подключить» (рис. 3). На следующем этапе нажимаем «Подписать» и ожидаем, когда все пункты будут выполнены (рис. 4). Учётная запись настроена.

Прежде чем начать обмен, контрагенту отправляется приглашение (перед началом настройки лучше уточнить у контрагента их идентификатор учётной записи).

Для отправки приглашения переходим в разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» ‒ «Настройки ЭДО». Здесь нажимаем «Создать» и выбираем организацию (если их несколько в базе) и контрагента. После станет активным поле выбора учётной записи (нажимаем на три точки). Учётная запись организации проставляется по умолчанию ( учётную запись контрагент выбирает из предложенных) или вводится идентификатор, который прислал контрагент. Далее поле «Готово» станет активным, нажимаем на него, и приглашение отправляется автоматически. Теперь необходимо ожидать, когда контрагент примет его и статус изменится на «Принято». После этого можно начинать обмен документами в электронном виде (рис. 5).

Для того чтобы получить документы, переходим в раздел «Продажи» или «Покупки» – «Текущие дела ЭДО» – «Отправить и получить» (рис. 6).

Документ попадает сразу на две вкладки «Отразить в учёте» и «Утвердить». Рассмотрим этап утверждения. Есть два способа: нажать в окне «Текущие дела ЭДО» кнопку «Утвердить, подписать и отправить». Или перейти в электронное представление документа (щелкнув по документу в столбце «Вид документа»): там будет сначала кнопка «Утвердить», а после утверждения появиться «Подписать и отправить». Документ подписан (рис. 7).

На следующем этапе рассмотрим этап создания документа учёта. При поступлении документа в первый раз самый важный момент — это сопоставление номенклатуры, так как в дальнейшем всё сопоставление будет происходить по данным, введённым сейчас. Поэтому, если вам приходят услуги, нужно в поле «Вид услуги» обязательно поставить галку, что это услуга. На этапе сопоставления вы можете создать новую номенклатуру по данным контрагента или выбрать номенклатуру из своей базы (номенклатура по наименованию может не совпадать) (рис. 8). Затем создаётся документ учёта, и вам остаётся его только подредактировать и провести. При дальнейшем поступлении похожих документов от того же контрагента этап сопоставления и создания документа будет автоматическим, вам останется только провести документ. Если вам не нужно, чтобы документы создавались автоматически, то необходимо перейти в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами». Далее по ссылке «Настройки ЭДО» на вкладку «Настройки подключения», где выбираем нужного контрагента и перевыбираем «Способ обработки вручную» (рис. 9).

В данной статье мы рассмотрели немаловажный вопрос — электронный документооборот. Теперь у вас появится возможность не тратить время на подписание и поиск нужного документа для предоставления в налоговую, они всегда у вас будут храниться в базе («Администрирование» — «Сервис» — «Архив ЭДО»), где будет возможность отсортировать их по контрагенту, дате или номеру документа. Успехов вам в дальнейшей работе!

Попробуйте лучшее обслуживание 1С совершенно бесплатно — пройдите «Большой тест-драйв 1С»! Получите доступ к премиум тарифу «Оптимум», Линии консультаций «Что делать 1С» и записям лучших вебинаров по работе в 1С. Чтобы пройти «Большой тест-драйв 1С», нажмите здесь.

База знаний

Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.

Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:

§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.

В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).

В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».

В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»

После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.

Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.

В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».

Работа с задачей «Исполнить»

Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».

При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».

Добавление отчета об исполнении

Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».

В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».

В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:

Вариант 1. Документ Согласован/Зарегистрирован

Алгоритм работы согласно описанию выше.

Вариант 2. Документ Не согласован/Не зарегистрирован

При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.

Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.

В форме задачи есть три вкладки:

§ Отправить на исполнение;

§ Отправить на ознакомление.

Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.

Во вкладке «Отправить на исполнение» можно выбрать исполнителя/исполнителей по документу, согласно резолюции и направить документ на исполнение. Для этого необходимо добавить исполнителей по кнопке «Подобрать», установить очередность и срок выполнения задачи.

Во вкладке «Отправить на ознакомление» можно выбрать исполнителя/исполнителей по документу, согласно резолюции и направить документ на ознакомление. Для этого необходимо добавить исполнителей по кнопке «Подобрать», установить срок выполнения задачи.

Документооборот 1С

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы «1С:Документооборот» и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

Узнать подробности о расширении возможностей

Бизнес-процессы при коллективной работе с документами 1С:8.2

Коллективная работа с документом в программе «1С Документооборот» включает в себя следующие бизнес-процессы:

Рассмотрение. В ходе этого бизнес-процесса документ направляется руководителю организации на рассмотрение, после которого возвращается автору с резолюцией.
Исполнение документа. На этом этапе производится оповещение всех исполнителей документа и контролера за его исполнением, а также непосредственное исполнение. Может быть назначен один ответственный исполнитель.
Согласование. Бизнес-процесс предполагает, что документ отправляется на согласование всем указанным пользователям, а потом возвращается его автору для ознакомления с результатом или повторной отправки на согласование.
Утверждение. Документ передается на утверждение конкретному пользователю и возвращается автору с результатом.
Регистрация. Документ направляется секретарю, который присваивает номер, проставляет печать и отправляет адресату.
Ознакомление. В ходе этого бизнес-процесса документ отправляется всем пользователям для ознакомления.
Поручение. Этот бизнес-процесс подразумевает, что с помощью документа осуществляется выдача пользователям поручений и контроль их выполнения.

Однако выполнение задачи может осуществляться не только исполнителем, но и пользователем, находящимся в роли исполнителя. Например, документ, отправленный на утверждение роли «Директор» будет доставлен тому, кто в данный момент исполняет обязанности директора – ему самому или его заместителю.

В программе можно четко прописать маршруты движения документа в зависимости от его вида и типа бизнес-процесса.

Поиск документов

Электронный документ является набором информации с определенной структурой, и состоит из двух частей: реквизитной и содержательной. Обе эти части могут быть задействованы в процессе поиска какой-либо информации.

В программе «1С:Документооборот» есть возможность осуществлять поиск документов и файлов как по информации, содержащейся в карточке, так и по содержимому версий документации наиболее используемых форматов с поддержкой русского и украинского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения проектов

В программе имеется возможность учета рабочего времени, что позволяет руководителю организации оптимизировать работу сотрудников и принимать верные управленческие решения.

Кроме того, есть возможность составления пользователями программы отчетов о количестве времени, потраченном на тот или иной проект с указанием его содержания. Данные этого отчета позволяют сделать выводы о временных затратах сотрудников на тот или иной вид работы.

Распределение информационной базы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2»

В система документооборота на базе 1С версии 8.2 можно сохранять информацию как в информационной базе, так и на диске в компьютере — в режиме распределенной базы данных.

Вы также можете ознакомиться с возможностями ещё одного ПО для автоматизации документооборота на базе — СЭД «Корпоративный документооборот»

Основные подсистемы СЭД «Корпоративный документооборот»

Подсистема «Актуальные документы» — предназначена для автоматизации работы с различными корпоративными документами предприятия.

Подсистема «Автоматическая обработка» — включает в себя механизмы автоматической обработки (контроль файловых каталогов, выдача периодических заданий сотрудникам и прочее). Выполняется в фоновом режиме сервером или отдельным сеансом «1С:Предприятие 8.3».

Подсистема «Корпоративные процессы» — предназначена для автоматизации и управления корпоративными бизнес-процессами, в том числе для настройки матрицы действующих заместителей и ролевой адресации задач.

Подсистема «KPI» — подсистема содержит средства автоматизации планирования и учета с применением ключевых показателей эффективности или KPI.

Подсистема «Архив предприятия» — подсистема содержит средства работы с архивом документов, в том числе просмотр, передача и изъятие документов.

Подсистема «Отчеты и статистика» — в подсистеме реализован набор отчетов для статистического анализа документов, а также для контроля работы сотрудников и выполнения ими заданий.

Подсистема «Обмен данными» — содержит средства управления обменом данными в распределенной структуре баз данных, а также механизмы интеграции с другими базами данных посредством технологии DCOM

Подсистема «Поиск информации» — в подсистеме реализован полнотекстовый поиск информации, управление списком избранных объектов, а также механизмы контроля действий пользователей в системе.

Подсистема «Техническая поддержка» — подсистема представляет функционал HelpDesk и полностью интегрирована бизнес-процессами документооборота

Подсистема «Администрирование» — предназначена для настройки системы, а также персональных параметров пользователей. В подсистеме также находятся средства настройки шаблонов документов и бизнес-процессов.

Подсистема «Форум и общение» — подсистема предназначена для организации коллективной работы пользователей, подсистема содержит корпоративный форум, а также список корпоративных новостей. Кроме того, в подсистеме находится список полезных Интернет-ресурсов и корпоративная база знаний.

Кроме указанных подсистем программа автоматизации документооборота имеет расширенный механизм настройки прав доступа, позволяющий создавать профили прав доступа и гибко настраивать права для различных групп пользователей.

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей «1С:Документооборот КОРП» и других программ

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

Узнать подробности о расширении возможностей

«1С:Документооборот КОРП» — Ключевые возможности

Программный продукт «1С:Документооборот КОРП», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот КОРП» позволяет:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот КОРП» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот КОРП» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

Хранение файлов в «1С:Документооборот КОРП»

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот КОРП» позволяет работать с файлами любых типов:

офисные документы
изображения
тексты
аудио- и видеофайлы
архивы
файлы систем проектирования и другие

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)
импортировать каталоги
импортировать файлы
создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу
создать новый файл путем сканирования бумажного документа

Страницы: 1 2 3 4Следующая →

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником популярного продукта «1С:Архив 3», который предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

— Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность потери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе

— Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов

— Повысить качество готового материала (проектов, документации и так далее) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей

Компания «МиСофт» является Центром разработки решений для Документооборота на платформе «1С:Предриятие 8» для Республики Беларусь.

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях «ПРОФ» и «КОРП».

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.

«1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или документооборотом.

«1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» прошел сертификацию в РУП «НЦЭУ» и обеспечивает взаимодействие с системой межведомственного документооборота (СМДО).

Система электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» зарегистрирована на сайте РУП «Национальный центр электронных услуг» http://nces.by/service/smdo/spisok-razrab-vsed/

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшая фирма. Программа легко может быть настроена и адаптирована под конкретную организацию.

«1С:Документооборот 8» комплексно решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов

оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей

регистрация входящих и исходящих документов

просмотр и редактирование документов

контроль версий документов

работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и так далее

полнотекстовый поиск документов по их содержанию (ссылка на последнюю картинку в файле)

коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов

маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности

автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера

учет и контроль рабочего времени сотрудников

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

За дополнительной информацией и по вопросам приобретения «1С:Документооборот 8» обращайтесь по тел. (+375 17) 286 35 76.

Наши проекты и отзывы клиентов:

ЗАО «Патио» (сеть магазинов «5 элемент»)

ИООО «РН-Запад»

ЗАО «Белорусская нефтяная компания»

Дворец Республики

ОАО «АГАТ-системы управления»

СООО «Багория»

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

офисные документы
изображения
тексты
аудио- и видеофайлы
архивы
файлы систем проектирования и другие

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)
импортировать каталоги
импортировать файлы
создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу
создать новый файл путем сканирования бумажного документа

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

входящие
исходящие
внутренние

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Стандартная схема обработки входящего документа:

Первичная регистрация входящего документа
Рассмотрение
Исполнение

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Стандартная схема обработки исходящего документа:

Создание исходящего документа
Согласование исходящего документа
Утверждение исходящего документа
Регистрация исходящего документа

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

нормативный срок исполнения документов
маршруты обработки документов
правила формирования регистрационного номера

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Эффективная совместная работа

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе «1С:Документооборот 8» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку, контролеру и проверяющему для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как: параллельное; последовательное; смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору процесса для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Обработка исходящего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
Обработка внутреннего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Учет рабочего времени

В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с использованием функции автоматического добавления записей.

На основании ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Веб-клиент и электронная почта

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Закрыть подробное описание

Свежие материалы

Механизм разделения данных позволяет хранить данные нескольких независимых организаций в одной информационной базе. Это становится…

Описание сервиса 1С:Фреш 1С:Fresh (1С:Фреш) – это сервис 1С, позволяющий работать в программах 1С, находящихся…

Комплексная автоматизация производства — один из самых эффективных и функциональных инструментов для систематизации ключевых бизнес-процессов…

Оптимально в программе 1С:Управление торговлей 11.1 проводить инвентаризацию с использованием распоряжения на инвентаризацию. Для этого…

Профессиональная работа в программе «1С:Документооборот 8»

1С:Документооборот универсальная система автоматизации документооборота, процессного учета и совместной работы. В программе предусмотрено 13 больших функциональных блоков и более 1000 интерфейсов. От того, насколько умело вы будете пользоваться этим богатством, зависит эффективность вашей повседневной работы и вашего предприятия в целом.

Демо версия

в любое время
3 темы из электронной книги
3 видеоурока
—
—
—
—

Видео

Пользовательская цена:
2100 руб.
доступ к видео на 90 дней
Электронная книга к курсу
более 5 часов видео
Удостоверение о повышении квалификации
Общение с преподавателем по электронной почте
—

Онлайн

Пользовательская цена:
10600 руб.
2 дня онлайн (+ видео на 90 дней)
Электронная книга к курсу
4 часа видео
Удостоверение о повышении квалификации
Общение с преподавателем в режиме реального времени
16 часа работы в группе онлайн

Описание
Содержание
Преподаватель
Отзывы
Видео

В курсе рассматриваются:

Все прикладные возможности программы

Эффективное использование их в повседневной работе

В программу нового курса по редакции 2.1. включены примеры использования новых функциональных возможностей:

Создание внутренних документов без привязки к организациям, использование обновленного рабочего стола руководителя, инструмент эскалации задач, шаблоны текстов для наименования и описания процессов и задач.
В раздел нормативно-справочной информации разработчики добавили справочник Товаров и услуг, функцию учета НДС, возможность ведения учета по статьям ДДС.
В разделе Управление проектами будет использован новый инструмент — управление проектом по контрольным точкам.
Для планирования времени демонстрируем инструмент Заметки.

Курс построен на базе сквозного примера совместной работы сотрудников и руководителей с использованием механизмов и функций программы 1С:Документооборот. При выполнении задач в составе сквозного примера рассматриваются особенности эффективного применения функциональных возможностей программы.

Прикрепленный преподаватель/консультант — отвечает на вопросы в ходе работы с курсом и еще 3 месяца после окончания.

По окончании курса, высылаем удостоверение о повышении квалификации. Мы работаем официально: как структурное подразделение центрального офиса фирмы "1С" (1С:Учебный центр №1) и образовательная организация. Действующая образовательная лицензия с 2004г.

Тема 1. Обработка входящих документов

Карточка входящего документа
Использование встроенного почтового клиента
Добавление вложений в письма
Создание карточки нового корреспондента
Нумераторы
Регистрация входящего документа

Практическая работа: по регистрации входящего документа

Автоматическая вставка штрихкода
Ручная вставка штрихкода
Сохранение штрихкода в файл
Печать штрихкода
Поиск по штрихкоду
Сканирование документов
Назначение потокового сканирования
Распознавание образов

Практическая работа: работа со штрикодами в документоборте

Типовые процессы, имеющиеся в программе: Рассмотрение, Исполнение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Ознакомление
Резолюции в документах
Переадресация входящих документов

Практическая работа: задание по деловому процессу «Рассмотрение»

Тема 2. Управление мероприятиями

Список участников
Протокол мероприятия
Операции мероприятия
Бронирование переговорных
Отчеты по мероприятиям

Практическая работа: задачи по жизненному циклу мероприятия, порядок работы на всех этапах от подготовки до контроля исполнения решений

Тема 3. Учет по проектам

Карточка проекта
План проекта
Исполнение проектных задач
Учет трудозатрат
Отчеты по проектам

Практическая работа: по ведению проектной документации в прикладном решении

Тема 4. Управление договорами

Жизненный цикл договора
Создание проекта договора из шаблона
Учет товаров и услуг
Учет НДС
Согласование, утверждение, исполнение договора
Продление, закрытие договора
Редактирование файлов с разных компьютеров

Практическая работа: по работе с договором

Тема 5. Поддержка бумажного документооборота

Номенклатура дел
Дела, тома
Передача дел в архив
Уничтожение дел
Журнал передачи
Контроль переданных документов

Практическая работа: по реализации поддержки бумажного документооборота в информационной базе

Тема 6. Работа с внутренними документами

Внутренние документы
Доступность полей внутренних документов в зависимости от состояния
Папки внутренних документов, создание иерархии внутренних документов
Шаблоны внутренних документов
Печать и вставка регистрационного штампа
Комплекты документов
Автоматическое заполнение участников рабочей группы документа
Права доступа по папкам внутренних документов

Практическая работа: по созданию, согласованию, утверждению и исполнению Служебной записки

Тема 7. Форум – коллективная площадка для обсуждений

Разделы форума
Список тем и сообщений
Уведомления о поступлении ответов на форуме

Практическая работа: создание новой темы форума, приглашение коллег к обсуждению, голосование по вопросу.

Тема 8. Календарь. Учет рабочего времени

Настройка и заполнение календаря
Запись календаря, запись на основании предмета
Напоминание, повторение событий
Печать календаря
Ежедневный отчет сотрудника
Хронометраж и отражение выполнения работ по задачах
Заметки
Отчет "Затраты времени"

Практическая работа: настройка календаря и учет рабочего времени

Тема 9. Работа с исходящими документами

Исходящие документы
История переписки
Доступность полей исходящих документов в зависимости от состояния
Шаблоны исходящих документов

Практическая работа: работа с исходящим письмом, используется шаблон документа и шаблон файла

Тема 10. Связи между документами

Типы связей
Настройка и установка связей
Отчет по структуре связей
Нумерация по связанному документу

Практическая работа: создание и установка связи для документов.

Тема 11. Обработка обращений граждан

Особенности обработки обращений граждан
Анализ работы с Обращениями граждан

Практическая работа: регистрирация обращения гражданина и создание составного процесса

Тема 12. Категоризация данных

Использование механизма учета по категориям
Отображение и настройка категорий
Установка категорий
Правила автоматической категоризации данных

Практическая работа: создание категорий документов, использование механизма категорий для альтернативной классификации документов.

Тема 13. Процессы и задачи

Работа с процессами
Иерархия деловых процессов документооборота
Использование времени в сроках деловых процессов документооборота
Персональная и ролевая адресация задач
Уведомление исполнителей по электронной почте
Принятие задач к исполнению
Система задач. Контроль выполнения задач
Перенаправление задач
Рабочий стол руководителя
Эскалация задач
Остановка или прерывание деловых процессов документооборота
Периодические деловые процессы документооборота
Сроки выполнения процессов
Количество циклов при расчете сроков
Шаблоны деловых процессов документооборота
Условия маршрутизации деловых процессов документооборота
Дополнительные реквизиты процессов и задач
Решение вопросов выполнения задач
Перенос сроков выполнения задач
Права доступа на деловые процессы и задачи

Тема 14. Работа с отчетами

Формирование отчетов
Настройка отчетов
Рассылка отчетов

Практическая работа: настройка и формирование отчетов

Тема 15. Поиск документов и файлов

Быстрый поиск
Поиск по всем журналам документов
Сохранение шаблона поиска
Полнотекстовый поиск информации

Практическая работа: по поиску документов в информационной базе прикладного решения

Тема 16. Учет отсутствия сотрудников

Создание записи об отсутствии
Информирование об отсутствии

Практическая работа: учет времени работы с программным решением

Тема 17. Мобильный 1С:Документооборот

Настройка
Использование на iOs и Android

Тема 18. Возможности совместного использования 1С:Документооборота и других типовых решений на платформе 1С:Предприятие 8