ITGuides.ru
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Для чего нужны и как пользоваться стандартными шаблонами Excel
Что такое и для чего нужны шаблоны Экселя
Самый простой способ просмотреть шаблоны Excel — открыть интерфейс создания новой книги — они все будут перечислены в диалоге создания
Каковы стандартные шаблоны и их разновидности в Excel? Они были созданы с целью повышения эффективности работы, для оптимизации рабочего процесса и быстроты пользования программой. Шаблоны Эксель представляют собой документ, специально разработанный для создания ряда документов по своему образцу. Это позволяет пользователю не тратить много времени на ежедневное заполнение полей и формул и моментально приступить к работе. В дальнейшей работе по созданию документов с помощью уже готового образа документ будет содержать такие же параметры и элементы, указанные ранее. К таким элементам относятся разбивка текста, формулы, имена и форматирование. Приступая к работе, вы откроете уже готовую форму.
Сейчас существует огромное количество документов, используемых для создания других документов по образцу. Разработчики каждый день обновляют списки, поэтому вам не составит большого труда найти именно то, что вам нужно. Наиболее эффективными и популярными являются шаблоны: семейный бюджет, контроль веса, отчет о расходах, календарь.
Разновидности шаблонов
Как говорилось ранее, в Excel существует огромное количество документов на любой случай и вкус. Но описаны будут только четыре, пользующиеся наибольшей популярностью среди пользователей. К ним относятся:
- семейный бюджет;
- контроль веса;
- отчет о расходах; .
«Семейный бюджет» в Excel эффективен для домашнего пользования и распределения доходов. Данный вид поможет структурировать и вносить выплаты в любой удобной для вас форме. В графике постоянно отображаются состояние доходов и их назначение. Для добавления доходов или расходов вам необходимо только заполнить поле и сохранить информацию. В Excel имеются шаблоны «Контроль веса», которые позволяют добиться четкого отслеживания данного измерения, представленного в виде графика измерений. Ежедневно внося свои данные, вы сможете контролировать вес благодаря наглядной диаграмме, рассчитывать такие показатели, как индекс массы тела, график веса и калорий, и даже выявлять предполагаемый день достижения результата. С помощью «Отчета о расходах» у вас будет возможность контролировать ежедневные траты, не растрачивать бюджет преждевременно. «Календарь» в Excel поможет распланировать график на месяц.
Благодаря удобным шаблонам вы не только сэкономите свое время, но и сможете вести расчеты без использования сложных программ.
10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни
Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.
Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!
1. Список задач
Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.
Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.
2. Бюджет путешествия
Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.
Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.
3. Инвентарный список
Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.
Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.
Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.
4. Список контактов
Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.
Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.
5. Диаграмма Ганта
Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.
Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.
Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.
И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.
6. Семейное древо
Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.
Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.
7. График дежурств
«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.
Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.
8. Журнал техобслуживания
Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.
9. Журнал пробега
Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.
Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.
Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.
10. Ежедневник
Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.
Видео. Использование шаблона Excel с поддержкой специальных возможностей
С помощью Excel шаблонов можно сэкономить время и сделать содержимое более доступным.
Поиск шаблона со специальными возможностями
Выберите файл >и найщите шаблоны со доступными доступом с помощью поля Поиск шаблонов в Сети.
Выберите один из доступных шаблонов, чтобы открыть новую книгу на его основе.
Знакомство с функциями шаблонов со специальными возможностями
Шаблоны со специальными возможностями содержат инструкции, поясняющие, как с ними работать.
Текст на шаблоне окружает много пустого пространства, поэтому его удобнее читать.
Цвета хорошо контрастируют, и их легче различать.
Все шрифты имеют размер 12 точек или больше.
Заголовки и метки, включая названия листов, достаточно описательны, поэтому пользователи средств чтения с экрана могут получить всю необходимую информацию.
Тема 18. Использование шаблонов в Excel
Создайте шаблон счета-фактуры на товары и, используя его, создайте счет.
Запустите Excel и создайте бланк счета, в который введите тексты и формулы, отформатируйте данные в ячейках, как показано в таблице.
Основа таблицы при создании шаблона счета
Выключите защиту ячеек, в которые в последующем нужно будет вводить данные: А4:С8; B1; D1, для чего, выделив диапазон ячеек, выберите команду Ячейки в меню Формат. Выбрав вкладку Защита на окне Формат ячеек, выключите опцию Защищаемая ячейка.
Защитите лист от изменений, выбрав команду Защита вменю Сервис, затем выберите опцию Защитить лист и щелкните кнопку «ОК».
Сохраните созданную таблицу в качестве шаблона, для чего выберите команду Сохранить как в меню Файл. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа, укажите имя типового документа Счет и в поле Тип файла выберите вариант Шаблон.
Обратите внимание, что Microsoft Excel для сохранения шаблона предлагает директорию Шаблоны. Вы можете согласиться или выбрать другую директорию, где будет храниться созданный шаблон. Затем щелкните кнопку «Сохранить».
Этот документ получит расширение .XLT, которое присваивается шаблонам.
Закройте окно шаблона Счет.
Для модификации шаблона Счет вызовите команду Открыть из меню Файл. В окне Открытие документа в поле Тип файла выберите вариант Шаблоны и откройте папку, содержащую шаблон. После этого в окне списка файлов будет выведен список имеющихся шаблонов, в котором нужно выбрать шаблон Счет и щелкнуть кнопку «Открыть». Для внесения изменений сначала следует отменить защиту листа (Сервис/Защита/Снять защиту листа). Изменив шаблон, включите защиту листа и сохраните файл шаблона обычным образом (например, щелкнув кнопку «Сохранить» в панели инструментов Стандартная). Закройте окно шаблона Счет.
Для создания книги Excel на основе созданного шаблона выберите в меню Файл команду Создать. В панели задачи Создание книги щелкните ссылку Общие шаблоны, затем в окне Шаблоны на вкладке Общие выберите шаблон Счет и щелкните кнопку «ОК». После этого в окне Excel откроется окно документа, имя которого задано по шаблону Счет1.
В окне документа введите данные в незащищенные ячейки. Обратите внимание, что во вновь создаваемом документе при вводе данных автоматически выполняются все вычисления. Сохраните документ под именем Счет на комплектующие изделия и закройте окно документа.
Командой Создать в меню Файл создайте на основе шаблона Счет новый документ. Обратите внимание, что изменения, внесенные при создании документа в прошлом сеансе, не внесены в шаблон.
Закройте окно Excel без сохранения документа.
Тема 19. Использование макрокоманд в Excel
Выполните следующие действия.
Запустите программу Excel, откройте справку Excel, на вкладке Содержание выберите раздел Автоматизация задач, тему Работа с макросами. Изучите справочную информацию о назначении, порядке создания, изменения и применения макрокоманд в Excel и закройте окно справки.
Создайте макрос M1, который вызывается нажатием клавиш Ctrl+A и выполняет создание на листе таблицы Счет на товары следующего вида:
Для создания макроса методом записи следует выбрать подменю Макрос в меню Сервис, а затем — команду Запись. В окне Запись макроса задайте имя макроса и сочетание клавиш Ctrl+Shift+A, в поле Сохранить в оставьте по умолчанию книгу, в которой должен быть сохранен макрос.
Примечание. Помните, чтобы макрос был доступен независимо от того, используется ли в данный момент Microsoft Excel, его следует сохранить в личной книге в папке XLStart. В поле Описание можно ввести краткое описание макроса. Щелкнув кнопку «ОК», перейти в записи макроса.
После этого в окне Excel появится панель инструментов записи макроса, на которой расположены кнопки «Остановить запись» и включения/выключения относительной ссылки.
Выполните макрокоманды, которые нужно записать.
Примечание. Перед тем как записать или написать макрос, необходимо тщательно спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса он сохраняется в новом модуле, присоединенном к книге.
После создания таблицы завершите создание макроса, нажав кнопку «Остановить запись» на панели инструментов записи макроса.
Для запуска макроса можно назначить кнопку, рисованный объект или элемент управления графического объекта на листе.
Чтобы назначить кнопку для запуска макроса, выберите в меню Сервис команду Настройка, затем в окне Настройка выберите вкладку Команды. Выбрав в списке Категории команду Макросы, в списке команд этой категории выберите команду Настраиваемая кнопка и отбуксируйте ее на панель инструментов Стандартная.
Не закрывая окно Настройка, для назначения вновь созданной кнопке макроса M1 щелкните правой кнопкой мыши по настраиваемой кнопке и в контекстном меню выберите команду Назначить макрос. В окне Назначить макрос в поле Имя макроса введите имя макроса M1 и щелкните кнопку «ОК». Используя команду Выбрать значок для кнопки в контекстном меню, выберите значок для созданной кнопки и закройте окно Настройка. Теперь макрос может быть запущен щелчком созданной кнопки.
Для запуска макроса M1 установите указатель на пункт Макрос в меню Сервис и выберите команду Макросы. В поле Имя макроса введите имя макроса M1, который нужно выполнить, и нажмите кнопку «Выполнить».
Установите текущим другой лист и запустите макрос, нажав назначенную ему комбинацию клавиш Ctrl+Shift+A или щелкнув мышью по настраиваемой кнопке, которой назначен макрос M1.
Примечание. Для прерывания выполнения макроса нажмите кнопку «Esc».
Для изменения макроса M1 установите указатель на пункт Макрос в меню Сервис и выберите команду Макросы. Выберите макрос M1 в списке макросов и нажмите кнопку «Изменить». После этого текст модуля макроса откроется в окне Microsoft Visual Basic. Изменив макрос, вернитесь в окно Excel, выбрав в меню Файл в окне Visual Basic команду Закрыть и вернитесь в Microsoft Excel (Close).
Проверьте действие отредактированного макроса, вызывая его любым из изученных способов.
Закройте окно Excel, сохранив изменения в файле под именем Таблица с макросом.