Как поставить фильтр в сводной таблице excel

Как сделать фильтр в сводной таблице excel?

Одним из замечательных свойств сводной таблицы является ее возможность фильтрации, которая позволяет отображать конкретные данные. Вы можете установить фильтр наверху сводной таблицы, ограничив таким образом отображаемую информацию. Либо установить фильтр по подписи, по значению или ручной фильтр, чтобы сузить фокус.

Такие фильтры легко настраиваются, и вы можете менять их, в зависимости от своих нужд. Однако, если вы установили фильтр по подписи и затем установили ручной фильтр, первый потеряет свою силу.

В Excel существует возможность устанавливать несколько фильтров для одного поля сводной таблицы.

Устанавливаем фильтр по подписи

В нашем примере в сводной таблице отображены данные различных месяцев за период с 2008 по 2013 год. Чтобы сравнить данные первых шести месяцев каждого года, необходимо установить фильтр по подписи. Для этого жмем на иконку справа от поля Месяц, в выпадающем меню выбираем Фильтры по подписи -> Меньше…

В появившемся диалоговом окне Фильтры по подписи, указываем параметр фильтрации (в нашем случае, это значение 7)

Предположим, теперь вам требуется увидеть месяца с наибольшим значением, для этого необходимо применить Фильтр по значению… для этого же поля. Опять жмем на иконку справа от поля Месяц, в выпадающем меню выбираем Фильтры по значению -> Первые 10…

В появившемся диалоговом окне Фильтр «Первые 10», настраиваем отображение первых трех наибольших значения.

Теперь сводная таблица отображает первые 3 месяца с наибольшим значением, но фильтр по подписи пропал. На рисунке отображены значения 2, 6 и 9-го месяцев.

Меняем параметры фильтров сводной таблицы

Для того, чтобы применить несколько фильтров для одного поля сводной таблицы, необходимо изменить параметры. Правый щелчок на сводной таблице, в появившемся меню, выбираем Параметры сводной таблицы. Далее идем во вкладку Итоги и фильтры и ставим галочку напротив опции Разрешить несколько фильтров для поля.

Теперь вы можете задавать несколько фильтров для сводной таблицы и все они будут работать. Помимо фильтров по подписям и значениям, вы можете также задавать ручной фильтр, для необходимой коррекции. В этом случае к одному полю будет применено три фильтра.

Фильтрации сводных таблиц в Excel 2013 может быть выполнена десятками методов. На рис. 1 приведены лишь некоторые из них.

Рис. 1. Здесь показаны лишь некоторые из великого множества фильтров сводных таблиц

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Перечисленные ниже возможности фильтрации далее будут описаны подробнее:

• Временная шкала «Дата заказа», расположенная в ячейках Н2:М8, появилась лишь в Excel 2013.
• Срез «Рынок сбыта», расположенная в ячейках Н9:О16, появился в версии Excel 2010.
• Раскрывающий список в ячейке В1 содержит фильтр, который в Excel 2003 именовался фильтром страницы, в Excel 2010 – фильтром отчета, а в Excel 2013 — просто фильтром.
• Традиционные фильтры, активизируемые флажками, находящимися возле каждого элемента сводной таблицы (см. метку «Флажки» на рис. 1).
• Поле «Поиск фильтра», появившееся в версии Excel 2010.
• Подменю, включающее фильтры по подписям.
• В зависимости от типа поля в раскрывающемся списке можно найти подменю Фильтры по значению. В этом подменю может находиться пункт «Первые 10». С помощью этого пункта можно настроить такие фильтры, как «Первые 10», «Последние 5», «Последние 3%», «Первые 8 млн долл.» и прочие подобные фильтры.
• В зависимости от типа поля в раскрывающемся списке может быть подменю Фильтры по дате. В этом подменю могут находиться до 37 виртуальных фильтров, таких как «В следующем месяце», «В прошлом году» и «В этом году».

Фильтры в названиях строк и столбцов

Если в области строк или столбцов сводной таблицы находится поле (или поля), в ячейке заголовка этого поля появится раскрывающийся список, включающий критерии фильтрации. Как показано на рис. 1, в ячейке А4 отображается раскрывающийся список Заказчик, а в ячейке ВЗ – раскрывающийся список Товар. Сводная таблица, показанная на этом рисунке, находится в табличной форме. Если же для сводной таблицы выбрана сжатая форма, раскрывающийся список появится в ячейке Названия строк либо Названия столбцов.

Если в сводной таблице используются несколько полей строк, можно выполнить сортировку с помощью невидимых раскрывающихся списков, которые отображаются после установки указателя мыши над полем, находящимся в верхней части списка полей сводной таблицы (рис. 2).

Рис. 2. Фильтрация с помощью панели Поля сводной таблицы: наведите курсор на поле, по которому хотите выполнить фильтрацию, и щелкните на появившейся кнопке; откроется список доступных опций (как в левой части на рис. 1).

Фильтрация путем установки флажков

Зачастую в первых столбцах сводной таблицы отображается вовсе не та информация, которую вы хотите увидеть. На рис. 3а в сводной таблице отображаются сведения о продаже всех товаров. Объем продаж в категории Препарат незначителен, и вы решаете не учитывать его в процессе анализа.

Чтобы не отображать сведения о продаже товаров, относящихся к этой категории, раскройте список Товар (рис. 3б, ячейка В3) и отмените установку флажка Препарат. Это действие приведет к сокрытию сведений о продаже товаров из этой категории.

Рис. 3. Фильтрация путем установки флажков

Предположим, что нужно отменить установку флажков для нескольких сотен позиций по полю Заказчик, оставив лишь некоторые из них. Для отмены выбранных ранее позиций снимите флажок Выделить все, а потом вручную установите флажки возле выбранных позиций, которые будут отображаться в сводной таблице.

С флажками удобно работать в том случае, когда набор данных относительно небольшой. Например, на рис. 3 было лишь 27 заказчиков. Если же приходится иметь дело с 500 заказчиками, фильтрация данных с помощью флажков будет не столь уж и простой.

Фильтрация данных с помощью поля поиска

Если вам приходится иметь дело с сотнями заказчиков, сэкономьте время с помощью поля поиска. База данных, приведенная на рис. 4, включает сведения о банках, кредитных союзах и страховых компаниях. Чтобы сузить область поиска до банков и кредитных союзов, выполните следующие действия.

1. Раскройте список Заказчик.
2. В поле поиска введите слово Bank (рис. 4а).
3. По умолчанию устанавливается флажок Выделить все результаты поиска. Щелкните ОК.
4. Снова раскройте список Заказчик.
5. В поле поиска введите слова Credit Union.
6. Установите флажок Добавить выделенный фрагмент в фильтр (рис. 4б). Щелкните ОК.

Рис. 4. Фильтрация данных с помощью поля поиска: (а) по слову Bank; (б) добавлены позиции, содержащие слова CreditUnion

На сводной таблице останутся строки, в названиях которых встречаются либо слова Bank, либо Credit Union.

Далеко не всегда поле поиска может оказаться полезным. Предположим, нужно найти все страховые компании (Insurance), чтобы исключить их из результатов поиска. Невозможно создать поисковый запрос «Выделить все, за исключением определенных позиций». Также вы не сможете создать запрос в форме «Включить все установки фильтра». В подобных случаях следует воспользоваться фильтрами по подписям, с помощью которых можно создавать такие запросы, как «Выбрать всех заказчиков, в названиях которых отсутствует слово Insurance».

Использование фильтров в областях подписей

Текстовым полям соответствует раскрывающееся меню Фильтры по подписи. Чтобы отфильтровать всех заказчиков, в названии которых содержится слово Insurance, воспользуйтесь фильтром не содержит (рис. 5а). В появившемся на экране диалоговом окне выберите критерий фильтра Ins или Ins* (рис. 5б).

Рис. 5. Использование фильтров в областях подписей: (а) среди фильтров по подписи выберите не содержит; (б) выберите критерий фильтра Ins*

Фильтры по подписи не являются аддитивными. Это означает, что одновременное применение двух разных фильтров невозможно. Если взять набор данных, показанный на рис. 5, и применить новый фильтр по подписи между с аргументами А и Czz (рис. 6), некоторые ранее отфильтрованные страховые компании отобразятся вновь.

Рис. 6. Второй фильтр по подписи не добавляется к ранее примененному, а заменяет его

Фильтрация названий столбцов на основе данных из столбца значений

С помощью раскрывающегося меню Фильтры по значению можно фильтровать заказчиков на основе информации, находящейся в столбцах Значения. Предположим, что нужно вывести список заказчиков с доходом между 20 000 и 30 000 долларов. Воспользуйтесь полем со списком Заказчик для выполнения этой задачи.

1. Раскройте список Заказчик.
2. Выберите пункт Фильтры по значению, выберите фильтр Между (рис. 7а).
3. Введите значения 20000 и 30000 (рис. 7б). Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 7. Фильтрация названий столбцов на основе данных из столбца значений (Фильтр по значению)

В результате применения фильтра отображаются заказчики, сумма дохода которых находится между значениями 20 000 и 30 000 долларов включительно (рис. 7б). Применение фильтра по значению приведет к отмене ранее примененных фильтров по подписи.

Фильтр Первые 10

Фильтр Первые 10 – один из наиболее интересных фильтров по значению. Он позволяет избежать просмотра сотен страниц, содержащих сведения о заказчиках, в ходе проведения анализа. В подобных случаях зачастую достаточно выводить сведения о нескольких заказчиках, приносящих наибольший доход. Чтобы воспользоваться этим фильтром, выполните следующие действия.

1. Раскройте список Заказчик. Выберите пункты меню Фильтры по значению → Первые 10.
2. В первом поле диалогового окна Фильтр «Первые 10» задайте количество отображаемых заказчиков (рис. 8).
3. Во втором поле (со списком) можно выбрать один из двух параметров: наибольших или наименьших.
4. В третьем поле (со списком) можно выбрать один из трех параметров: элементов списка; % от количества элементов; Сумма. Например, в первом случае можно отобразить первые 5 заказчиков, во втором случае – заказчиков, приносящих в сумме 80% дохода, в третьем случае – заказчиков, дающих в сумме 1 000 000 долларов дохода.

Рис. 8. Создание отчета по первым пяти заказчикам

Обратите внимание, что итоговая сумма, равная 166 780 долларам, которая находится в ячейке В9, представляет собой сумму дохода, полученную от отображаемых на экране заказчиков. В эту сумму не входит доход, полученный от «невидимых» заказчиков. Если в процессе выполнения анализа возникает потребность в просмотре итоговой суммы дохода по всем заказчикам, воспользуйтесь одним из следующих способов.

• Пункт раскрывающегося списка Промежуточные итоги, находящегося на контекстной вкладке Конструктор, позволяет включить в итоги значения, соответствующие отфильтрованным элементам. Этот пункт списка доступен только для наборов данных 0LAP. Чтобы превратить обычный набор данных в набор данных 0LAP, обратитесь к средству PowerPivot (глава 10).
• Можно удалить общие итоги из сводной таблицы и создать новую сводную таблицу, состоящую из одной строки и находящуюся под текущим набором данным. Скройте строку заголовка второй сводной таблицы, что приведет к отображению подлинного общего итога в нижней части сводной таблицы.
• Если выделить пустую ячейку справа от заголовка (ячейка СЗ на рис. 8), можно будет воспользоваться фильтром на вкладке Данные. Этот фильтр не предназначен для применения в сводных таблицах и обычно недоступен, если выбрана сводная таблица. Встаньте в ячейку С3, кликните кнопку Фильтр на вкладке Данные ленты. Раскройте список в ячейке ВЗ. Выберите пункт Первые 10 и задайте отображение первых шести элементов. Отобразятся первые пять заказчиков и общий итог для исходного набора данных. Учтите, что эта методика основана на ошибке в Excel, поэтому изменение данных не приведет к обновлению фильтра.

Фильтры по дате

Если поле подписи включает даты, вместо раскрывающегося меню Фильтры по подписи отобразится меню Фильтры по дате. В этом меню находятся такие фильтры, как На следующей неделе, В этом месяце, В прошлом квартале и другие (рис. 9). Если выбрать параметр равно, До, После или между, можно будет выбрать дату или диапазон дат. Пятнадцать пунктов меню Фильтры по дате позволяют выбрать текущий, прошлый либо следующий день (неделю, месяц, квартал или год). Если же дополнительно используется параметр С начала года, можно задать практически любой период времени. Вы сможете отображать список проектов в соответствии с датами завершения и выводить те проекты, которые, например, завершаются на следующей неделе. Если же открыть рабочую книгу с фильтром по дате в другой день, произойдет пересчет с учетом новой даты.

Помните, что неделя длится от понедельника до воскресенья. Поэтому в случае выбора фильтра по дате На следующей неделе отобразится период времени от следующего понедельника до воскресенья включительно. После выбора фильтра по дате Все даты за период отобразится раскрывающееся меню, в котором можно выбрать произвольный месяц или квартал.

Рис. 9. Фильтры по дате включают различные периоды времени

Когда поле даты включает значения даты и времени, фильтры по дате могут вести себя непредсказуемым образом. Если, например, запросить отображение дат 4 /15/2015, в ответ можно получить сообщение, в котором говорится о том, что соответствующие записи отсутствуют. Это связано с тем, что значение времени 18:00, относящееся к дате 4/15/2015, хранится в памяти в виде 42109,75. Часть «75» соответствует 18 часам, отсчитываемым от полуночи. Если же нужно отобразить все записи, соответствующие любому периоду времени 15 апреля, выберите пункт Настраиваемый фильтр, и в диалоговом окне Фильтр по дате установите флажок Целые дни (рис. 10).

Рис. 10. Окно Фильтр по дате

Фильтрация с помощью области ФИЛЬТРЫ

Опытные пользователи сводных таблиц еще помнят времена, когда существовала область страниц сводной таблицы. В настоящее время эта область получила название ФИЛЬТРЫ, хотя по-прежнему устроена и работает на принципах, заложенных в основу устаревших версий Excel. Разработчики из компании Microsoft добавили в область ФИЛЬТРЫ возможность выбора нескольких элементов. И хотя эта область не столь наглядна, как срезы, она остается полезной в тех случаях, когда нужно настраивать сводную таблицу для каждого пользователя.

Добавление полей в область ФИЛЬТРЫ. Сводная таблица, показанная на рис. 11, хороша в качестве средства создания отчетов для топ-менеджеров. Стрелки раскрывающихся списков, отображенные в ячейках В1:В8, предназначены для быстрого определения величины дохода, получаемого при выборе произвольных комбинаций секторов, регионов, рынков сбыта, торговых представителей, заказчиков, товаров, дат либо дней недели. Именно для выполнения подобных задач используется фильтр отчета. Для создания подобной сводной таблицы просто перетащите поля Доход и Стоимость оборудования в область ЗНАЧЕНИЯ списка полей сводной таблицы, а затем перетащите поля, по которым будет выполняться фильтрация, в область ФИЛЬТРЫ списка полей сводной таблицы.

Рис. 11. Благодаря нескольким полям в области ФИЛЬТРЫ сводной таблицы можно создавать самые разные отчеты

Область ФИЛЬТРЫ можно настроить совершенно неочевидным образом. На вкладке Анализ щелкните на кнопке Параметры, находящейся в группе Сводная таблица и еще раз Параметры (рис. 12). Окно Параметры сводной таблицы также можно вызвать, кликнув правой кнопкой мыши на сводной таблице, и в контекстном меню выбрать пункт Параметры сводной таблицы.

Рис. 12. Вызов окна Параметры сводной таблицы

В открывшемся окне Параметры сводной таблицы перейдите на вкладку Макет и формат и введите в поле Число полей фильтра отчета в столбце положительное значение, отличное от нуля (рис. 13). Я ввел двойку.

Рис. 13. Окно Параметры сводной таблицы

На рис. 14 показаны фильтры отчета, включающие два поля в колонке. Порядок следования полей можно изменять с помощью раскрывающегося списка Отображать поля в области фильтра отчета, находящегося в окне Параметры сводной таблицы (см. рис. 13). В примере использован параметр вниз, затем поперек. Альтернативный вариант – поперек, затем вниз. Последовательность полей можно менять перетаскивая названия полей в области ФИЛЬТРЫ панели Поля сводной таблицы (см. правую часть рис. 12).

Рис. 14. Область Фильтры представлена четырьмя группами по два поля

Выбор элементов в области ФИЛЬТРЫ. Чтобы отфильтровать сводную таблицу, щелкните на кнопке раскрывающегося списка одного из полей в области фильтра отчета. Раскрывающееся меню начинается со значения (Все), далее приводятся все уникальные элементы списка (рис. 15). Чтобы выбрать нескольких элементов в фильтре отчета в нижней части меню кликните на флажке Выделить несколько элементов. После установки этого флажка можно фильтровать сводную таблицу сразу по нескольким уникальным элементам.

Рис. 15. Воспользуйтесь флажком Выделить несколько элементов для создания комбинированного фильтра

К сожалению, если в фильтре выбрано несколько элементов, Excel отображает невнятную запись (несколько элементов). Пользователь не будет знать, какие элементы выбраны. Если это критично, воспользуйтесь срезом (см., например, Excel 2013. Срезы сводных таблиц; создание временной шкалы).

Рис. 16. Если в фильтре выбрано несколько элементов, то неясно, какие именно; если это критично, воспользуйтесь срезом

Репликация отчета сводной таблицы для каждого элемента фильтра. Несмотря на появление срезов, предоставляющих пользователям новые невиданные ранее возможности, классический фильтр отчета по-прежнему полезен. С его помощью можно выполнять те действия, которые невозможны при использовании срезов. Предположим, что нужно создать отчет, выводящий сведения о доле рынка, контролируемой каждым менеджером. Этот отчет отображает доход и прибыль для каждого заказчика. Каждый менеджер может просматривать сведения о заказчиках, относящихся к его зоне ответственности.

Для создания копий сводной таблицы, предназначенных для каждого менеджера, выполните следующие действия.

1. Настройте форматирование сводной таблицы. Поскольку вы планируете создать несколько копий сводной таблицы и не собираетесь форматировать каждый лист рабочей книги, тщательно проверьте формат числовых значений и заголовков до репликации.
2. В область ФИЛЬТРЫ добавьте поле Сектор. Для этого поля оставьте заданное по умолчанию значение (Все).
3. Чтобы отобразить контекстную вкладку ленты Анализ, выделите одну из ячеек сводной таблицы.
4. Найдите кнопку Параметры, находящуюся в левой части вкладки Анализ. Справа от этой кнопки находится стрелка раскрывающегося списка. Щелкните на ней. Выберите опцию Отобразить страницы фильтра отчета… (см. рис. 12).
5. В диалоговом окне Отображение страниц фильтра отчета показан список всех полей области отчета. Поскольку сводная таблица включает единственное поле Сектор, в данном случае проблема выбора отсутствует (рис. 17).
6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить создание копий сводной таблицы.

Рис. 17. Окно Отображение страниц фильтра отчета

Excel создает новый лист для каждой записи в поле Сектор (рис. 18).

Рис. 18. Для каждой записи поля Сектор автоматически добавлен новый лист

Для первого созданного рабочего листа в качестве значения фильтра программа выбирает первый сектор, а также переименовывает лист таким образом, чтобы его название соответствовало названию сектора. На рис. 18 показан новый рабочий лист Здравоохранение.

В случае изменения исходных данных можно обновить все листы, созданные для записей поля Сектор. Для выполнения этой задачи воспользуйтесь параметром Обновить одной из соответствующих сводных таблиц. Например, после обновления листа Связь обновятся остальные сводные таблицы. Это связано с тем, что все сводные таблицы, созданные репликацией, используют один и тот же кеш (подробнее см. Excel 2013. Создание нескольких сводных таблиц на основе одного источника данных: один кеш или несколько?).

О фильтрации с помощью срезов и временных шкал подробнее см. заметку Excel 2013. Срезы сводных таблиц; создание временной шкалы.

Заметка написана на основе книги Билл Джелен, Майкл Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 4.

Надо отметить, что у меня этот трюк не получился. – Прим. Багузина

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Скачать пример управления сводными таблицами

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

Как поставить фильтр в сводной таблице excel

Установка фильтра сводной таблицы в Excel на основе данных в ячейке
(с использованием кода VBA)

Если вы используете сводные таблицы в Excel, в которых содержатся тысячи или десятки тысяч значений, то выбор одного из них фильтром отчета наверняка сводил вас с ума… Обращаю ваше внимание, что речь идет не о тысячах значений в исходных данных, а именно в самой сводной таблице!

Предлагается создать макрос и дополнить его несложным кодом VBA, позволяющим вам установить фильтр отчета на основании значения, помещенного в одну из ячеек на листе сводной таблицы.

Для удобства восприятия излагаемого материала предлагается также использовать Excel-файл с примером. Несколько слов о примере. На листе «Исходные данные» приведены заявки на отгрузку по датам с указанием названия артикула и числа отгружаемых штук (коробок). На основе этих исходных данных сформирована «Сводная таблица», содержащая 3740 артикулов, 5592 заявки и 26 дат.

Что вы делаете обычно? При нажатии на фильтр отчета «Артикул» (Все) в ниспадающем меню возникает огромная полоса прокрутки, и выбор одного из значений непрост, так как Excel не предоставляет возможностей сократить число записей в списке фильтра отчета. Поэтому вы «прокручиваете» весь список, пока не найдете нужное значение. Если после этого вам нужно установить фильтр в иное значение, вы должны сначала «отжать» ранее установленное значение и выбрать новое.

Если вас это утомляет, то дальнейшее изложение для вас! 

Заметим при этом, что, при выборе фильтра по названию строк Excel предоставляет возможность сократить число записей с помощью фильтров по подписи или значению. (Вместо фильтра по подписи может присутствовать фильтр по дате, если названия строк – даты.)

1. Убедитесь, что среди закладок на ленте Excel, присутствует «Разработчик»:

1. Если такой закладки вы не видите, щелкните на кнопке Office в левом верхнем углу и затем на кнопке «Параметры Excel»:

В открывшемся окне «Параметры Excel» перейдите на вкладку «Основные» и поставьте галочку в строке «Показывать меню Разработчик на ленте». Нажмите Ok

1. Подготовьтесь к записи макроса. Допустим, вас интересуют динамика отгрузок (по дням) определенного артикула. Тогда сводная таблица должна принять вид:

1. Запускаем запись макроса. Простейший метод – щелкнуть на значке «Запись макроса» рядом с кнопкой «Пуск». (Значок «Макрос» действует как переключатель: запустить / остановить запись)

1. В открывшемся окне «Запись макроса» набираем имя макроса (в нашем примере «Фильтр_отчета») и задаем параметр «Сохранить в:» «Личная книга макросов». Такой выбор позволит воспользоваться макросом из любой книги Excel. Если установить «Эта книга», макрос будет храниться в открытой книге Excel, и запустить его будет возможно только из этой книги. Сочетание клавиш пока не выбираем, так как это опция полезна только для тех макросов, которые вы используете часто. И еще одно замечание: имя макроса должно начинаться с буквы или знака подчеркивания, не должно содержать пробелы, не должно совпадать со встроенным именем Excel:

1. Заполняем поле «Описание», чтобы вы (или ваши коллеги) могли вспомнить через несколько месяцев, зачем был нужен этот макрос:

Жмём Ok. С этого момента не делайте никаких лишних движений мышкой и нажатий клавиш! Идет запись макроса!

1. Допустим, нас интересуют отгрузки артикула 28516. «Давим» на фильтр поля «Артикул», находим в списке артикул 28516, щелкаем на нем и на Ok:

1. Останавливаем запись макроса, щелкая на значке «Остановить запись макроса» рядом с кнопкой «Пуск».
2. Мы создали макрос, способный выбирать в фильтре отчета артикул 28516. Теперь надо модернизировать код VBA, чтобы макрос выбирал артикул, прописанный в ячейке листа «Сводная таблица».
3. Посмотрим на код нашего макроса. Для этого на вкладке ленты «Вид» жмем «Макросы» и в выпадающем меню еще раз «Макросы»:

1. Выбираем наш макрос. Помните, что мы выбрали опцию «Личная книга макросов»? Так вот, наш макрос записался в файл Personal.xlsb:

Жмем «Войти». Открылось окно MS Visual Basic файл Personal.xlsb, Module1

1. В первой строке указано название макроса – «Фильтр_отчета», далее идут несколько строк примечаний (строки, начинающиеся с апострофа). Собственно макрос состоит из двух инструкций кода:

Этот код дает команду на активном листе Excel сводной таблицы № 3 в поле «Артикул» очистить все фильтры.

Этот код дает команду в том же фильтре выставить значение 28516

Заменяем эту строку на:

1. Закрываем окно MS Visual Basic. На предупреждение:

Курсор примет вид крестика. Выделите ячейку F1, как бы нарисовав прямоугольник. В открывшемся окне «Назначить макрос объекту» выделите наш макрос, чтобы он появился в поле «Имя макроса», нажмите Ok:

Как сделать фильтр в сводной таблице excel?

В прошлом уроке мы познакомились со сводными таблицами в Excel, научились создавать их, а также отвечать с их помощью на самые различные вопросы применительно к исследуемым данным. Сегодня мы продолжим знакомство со сводными таблицами — научимся сведению данных, использованию срезов и фильтров, а также построению сводных диаграмм в Excel. Итак, поехали!

Сведение данных в Excel

Одно из лучших свойств сводных таблиц — это возможность быстро сводить и реорганизовывать данные, позволяя рассматривать их с «разных сторон». Сведение помогает ответить на самые различные вопросы и даже поэкспериментировать с данными, чтобы выявить новые тенденции и закономерности.

В нашем примере мы использовали сводную таблицу для ответа на вопрос: «Какова общая сумма продаж каждого из продавцов?» Но сейчас мы бы хотели ответить на новый вопрос: «Какова общая сумма продаж в каждом месяце?» Мы можем сделать это, просто изменив поле в области Строки.

Изменение строк

1. Щелкните по любому полю в области Строки и перетащите его за пределы этой области. Поле исчезнет.

Добавление столбца

До настоящего момента в нашей сводной таблице отображался только один столбец. Чтобы отобразить несколько столбцов, необходимо добавить нужное поле в область Колонны.

Перетащите поле из списка полей в область Колонны. В нашем примере мы воспользуемся полем Регион.

Иногда необходимо сфокусироваться на каком-то определенном сегменте данных. Фильтры могут быть использованы для того, чтобы сузить количество данных, отображаемых в сводной таблице Excel, позволяя видеть только необходимую информацию.

Добавление фильтра

В следующем примере мы применим фильтр к продавцам, чтобы посмотреть, каким образом они влияют на общую сумму продаж.

1. Перетащите поле из списка полей в область Фильтры. В данном примере мы воспользуемся полем Продавец.

Срезы дополнительно упрощают фильтрацию в сводных таблицх Excel. По своей сути срезы являются фильтрами, но их гораздо проще использовать, что позволяет еще быстрее и удобнее обрабатывать данные. Если Вы часто фильтруете информацию в сводных таблицах Excel, то выгоднее использовать срезы вместо фильтров.

Добавление среза

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
2. На вкладке Анализ щелкните команду Вставить срез.

Вы можете щелкнуть значок фильтра в правом верхнем углу среза, чтобы выделить сразу все элементы.

Сводные диаграммы в Excel очень похожи на обычные диаграммы, за исключением того, что они отображают данные сводной таблицы. Также как при работе с обычными диаграммами, Вы можете выбрать тип, макет и стиль диаграммы, которая будет представлять данные.

Создание сводной диаграммы

В данном примере сводная таблица показывает продажи каждого продавца за месяц. Мы воспользуемся сводной диаграммой, чтобы нагляднее представить информацию.

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
2. На вкладке Вставка, щелкните команду Сводная диаграмма.

Попробуйте применить срезы и фильтры к сводной таблице, чтобы изменить количество отображаемой информации. Сводная диаграмма автоматически скорректируется, исходя из новых данных

Фильтрация данных в Excel

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
2. На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
3. Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

• Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
• Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
• Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
• Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:

1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].

1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.
   

Форматирование срезов

1. Выделить срез.
2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

1. Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
2. Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].

Управление сводными таблицами в Excel

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

Фильтрация данных сводной таблицы

Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и всем странам. Она напоминает результат перекрестного запроса, но далее вы убедитесь, как легко можно с ней манипулировать, отображая в ней разные данные. Например, она может быть очень легко изменена когда требуется посмотреть выборочно данные по отдельной стране или странам и некоторым товарам, т. е. по тем полям, которые отображаются в области фильтра, области строк и области столбцов.

Справа от названия каждого из этих полей видна небольшая стрелка вниз. Щелкните по этой стрелке в поле «Страна» (Country) в области фильтра. Появится небольшое окно со списком значений поля, которые присутствуют в исходных данных. По умолчанию у каждой страны установлен флажок (рис. 8.34).

Рис. 8.34. Выпадающий список значений поля

Сбросьте флажок у первой строки — Все (Аll), щелкнув по нему мышкой. Все флажки одновременно сбросятся. Затем установите его только у одной страны, например Бельгия, и нажмите кнопку ОК. Теперь ваша таблица отображает данные только по Бельгии. Под названием поля «Страна» (Country) отображается название выбранной страны.

Если нужно отобразить данные сразу для нескольких стран (но не всех), просто установите в списке значений флажки у этих стран. Данные в таблице опять изменятся, только, к сожалению, не видно, какие страны участвуют в выборке — под названием поля в области фильтра указывается просто несколько элементов (Multiple Items).

1. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов. При этом область фильтра с полем «Страна» должна быть выделенной. Появится диалоговое окно Свойства (Properties), которое отображает свойства поля «Страна». Оно содержит несколько вкладок.
2. Раскройте вкладку Фильтр и группировка (Filter and Group) и сбросьте флажок Разрешить выделять несколько элементов в области фильтра (Allow selecting multiple items when in filter area) (рис. 8.35).

Рис. 8.35. Диалоговое окно Свойства

1. Раскройте список значений поля «Страна» (Country). Теперь в списке значений полей отсутствуют флажки, и вы можете выбрать только одну страну (рис. 8.36).

Рис. 8.36. Окно значений поля с отключением множественного выбора

Теперь рассмотрим, как можно фильтровать отображаемые в таблице данные по значениям поля «Марка» (ProductName), которое находится в области строк.

Раскройте список значений поля, щелкнув по стрелке справа от названия поля. Сбросьте флажок Все (Аll) и установите флажки напротив нужных товаров. Нажмите кнопку ОК. Таблица стала намного короче, а в названии столбца появился значок фильтра (рис. 8.37).

Рис. 8.37. Сводная таблица с фильтром по товарам

Чтобы сбросить установленный фильтр, нажмите кнопку Автофильтр (AutoFilter) на панели инструментов. Обратите внимание, что при этом сбрасываются все фильтры, в том числе установленные в области фильтра. Последний установленный фильтр сохраняется, и если вы нажмете эту кнопку еще раз, то снова увидите отфильтрованные данные.

Можно установить фильтр и другими способами. Например, можно отобразить только те товары, которые принесли больше всего или меньше всего дохода. Проще всего для этого воспользоваться специальной кнопкой на панели инструментов.

1. Сначала сбросьте все установленные фильтры, т. к. в противном случае фильтр будет накладываться на уже отфильтрованные данные.
2. Выделите столбец «Марка», щелкнув по его заголовку.
3. Нажмите кнопку Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items) на панели инструментов и выберите из списка элемент Показать только верхний элемент (Show Only the Top) и затем в поле Элементы — 10, как изображено на рис. 8.38. В таблице будет показано 10 строк, содержащих максимальное значение в поле «Общие итоги» (Grand Total).

Чтобы убрать этот фильтр, достаточно нажать ту же кнопку еще раз и выбрать элемент Показать все (Show All).

Кнопка Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items) позволяет фильтровать данные, основываясь на значениях в области детальных и итоговых данных. Более гибко устанавливать фильтр можно, задавая значения в окне Свойства (Properties).

1. Выделите область строк, щелкнув мышью по имени поля «Марка», затем раскройте вкладку Фильтр и группировка (Filter and Group) окна Свойства (Properties). Верхняя часть этой вкладки содержит поля, относящиеся к фильтрации данных в таблице, а нижняя — к группировке.

Рис. 8.38. Товары — лидеры продаж

1. По умолчанию в таблице отображаются все значения (All items). Выберите из списка в поле Отображать (Display the) значение первые (Тор). В поле Элементы (Items) можно указать, какое количество значений выводить, а в поле На основе (Based on) — на основе какого поля отбирать записи. В списке предлагается на выбор два варианта: либо по значениям в поле «Сумма «Отпускная цена»» (Sum of ExtendedPrice), либо по порядку в исходном запросе. Во втором случае будут выведены строки с первыми по алфавиту названиями товаров, как показано на рис. 8.39.

Рис. 8.39. Фильтр для первых элементов сводной таблицы

Как пользоваться фильтрами в таблицах excel

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

• «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
• «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Применение нескольких фильтров в сводной таблице

Одним из замечательных свойств сводной таблицы является ее возможность фильтрации, которая позволяет отображать конкретные данные. Вы можете установить фильтр наверху сводной таблицы, ограничив таким образом отображаемую информацию. Либо установить фильтр по подписи, по значению или ручной фильтр, чтобы сузить фокус.

Такие фильтры легко настраиваются, и вы можете менять их, в зависимости от своих нужд. Однако, если вы установили фильтр по подписи и затем установили ручной фильтр, первый потеряет свою силу.

В Excel существует возможность устанавливать несколько фильтров для одного поля сводной таблицы.

Устанавливаем фильтр по подписи

В нашем примере в сводной таблице отображены данные различных месяцев за период с 2008 по 2013 год. Чтобы сравнить данные первых шести месяцев каждого года, необходимо установить фильтр по подписи. Для этого жмем на иконку справа от поля Месяц, в выпадающем меню выбираем Фильтры по подписи -> Меньше…

В появившемся диалоговом окне Фильтры по подписи, указываем параметр фильтрации (в нашем случае, это значение 7)

Предположим, теперь вам требуется увидеть месяца с наибольшим значением, для этого необходимо применить Фильтр по значению… для этого же поля. Опять жмем на иконку справа от поля Месяц, в выпадающем меню выбираем Фильтры по значению -> Первые 10…

В появившемся диалоговом окне Фильтр «Первые 10», настраиваем отображение первых трех наибольших значения.

Теперь сводная таблица отображает первые 3 месяца с наибольшим значением, но фильтр по подписи пропал. На рисунке отображены значения 2, 6 и 9-го месяцев.

Меняем параметры фильтров сводной таблицы

Для того, чтобы применить несколько фильтров для одного поля сводной таблицы, необходимо изменить параметры. Правый щелчок на сводной таблице, в появившемся меню, выбираем Параметры сводной таблицы. Далее идем во вкладку Итоги и фильтры и ставим галочку напротив опции Разрешить несколько фильтров для поля.

Теперь вы можете задавать несколько фильтров для сводной таблицы и все они будут работать. Помимо фильтров по подписям и значениям, вы можете также задавать ручной фильтр, для необходимой коррекции. В этом случае к одному полю будет применено три фильтра.