Какие возможности автоматизации работы предоставляет пользователю powerpoint

14. Программирование в PowerPoint

Использовать возможности VBA в PowerPoint на предприятиях приходится намного реже, чем возможности Word или Excel, однако иногда такие потребности возникают. Часто специалисты используют презентации PowerPoint для сопровождения выступлений при демонстрации продуктов или услуг, отчетов о деятельности и т.п. Поскольку со слайдами можно связывать звуковое сопровождение, PowerPoint активно используется для целей обучения — например, подготовки интерактивных уроков. Еще одна часто используемая возможность — создание звуковых книг с картинками для детей. При помощи PowerPoint можно создавать фотоальбомы со звуковым сопровождением, диафильмы со звуком, детские игры и многое другое. И как только данных становится много (а, например, цифровых фотографий редко бывает мало) сразу встает вопрос об автоматизации.

PowerPoint — программа работы с презентациями (то есть наборами графических изображений — слайдов, иногда со звуковым сопровождением). Чаще всего приходится программным способом выполнять следующие действия:

• автоматически создавать презентации (например, на основе набора изображений в каталоге);
• производить обработку презентаций — менять формат изображения, добавлять или изменять аудиосопровождение и т.п. Чаще всего подобные действия приходится производить в тех ситуациях, когда презентации были связаны с внешними файлами и эти файлы изменяются.

В PowerPoint система объектов выглядит следующим образом:

• объект самого высокого уровня — Application, с набором свойств и методов, очень похожим на аналогичные объекты в Word и Excel;
• на уровень ниже — коллекция Presentations с объектами Presentation. Можно сказать, что эти объекты по месту в иерархии примерно аналогичны объекту Workbook в Excel;
• в объект Presentation встроена коллекция Slides с объектами Slide (в качестве примерного аналога можно привести листы в книгах Excel);
• в объект Slide встроена коллекция Shapes с объектами Shape. Объекты Shape представляют все элементы слайда (всего их 22 типа) — изображение, надпись, диаграмма, заголовок, таблица, автофигура и т.п.

Вокруг этих четырех объектов — Application, Presentation, Slide и Shape и строится вся объектная модель PowerPoint.

В этой главе мы не будем приводить справку по свойствам и методам различных объектов PowerPoint (нужные свойства и методы можно быстро найти при помощи макрорекордера), а вместо этого проиллюстрируем работу с PowerPoint на примерах из реальной жизни.

Предположим, что нам нужно создать презентацию PowerPoint на основе набора JPG-картинок, которые будут лежать в каталоге C:\Slides (например, они получены со сканера или цифрового фотоаппарата). Имена файлов JPG идут по порядку, например, с DSCN2440.JPG по DSCN2480.JPG. Файлов в каталоге может быть переменное количество, поэтому нам нужно взять все файлы, которые есть в этом каталоге. Наша задача — поместить их в презентацию по порядку. Задача усугубляется тем, что JPG-файлы разного размера (по высоте и ширине), а слайды, конечно, желательно сделать одинаковыми.

Как ни удивительно, код VBA для PowerPoint удобнее запускать не из PowerPoint, а из внешнего приложения, поддерживающего VBA, например, Word или Excel. Так на момент запуска у нас гарантированно не будет активных презентаций и мы ничего не перепутаем с точки зрения вставки.

Как может выглядеть наше решение:

Создаем новый документ в Word или Excel, в него помещаем кнопку или обеспечиваем другой графический интерфейс по вкусу. Главное — не забыть добавить в проект ссылки на две объектные библиотеки:

• Microsoft PowerPoint 11.0 Object Library (C:\Program Files\Microsoft Office\Office 11\msppt.olb) — для объектов самого PowerPoint;
• Microsoft Scripting Runtime (C:\Windows\System32\ScrRun.dll) — для того , чтобы можно было пользоваться объектом FileSystemObject и прочими для работы с файловой системой . Эта библиотека, которая есть на любом компьютере начиная с Windows 2000, — самый удобный способ выполнения большинства действий в файловой системе.

Далее можно приступать к созданию кода.

Конечно, первое, что нам потребуется — запустить PowerPoint. Делается это точно так же, как и для Word, Excel, Access и т.п.:

Dim oApp As New PowerPoint.Application

Следующее действие — нужно создать новую пустую презентацию:

Dim oPresent As PowerPoint.Presentation

Set oPresent = oApp.Presentations.Add()

Все абсолютно стандартно, как будто мы создаем новый документ Word. А вот дальше начинаются моменты, специфические для PowerPoint и нашей задачи

Следующим действием должно быть создание слайда. Но нам придется создать столько слайдов, сколько файлов находится в каталоге C:\Slides. Конечно же, нужно создавать слайды в цикле. Вначале мы получаем (при помощи библиотеки Scripting Runtime (можно было бы обойтись и средствами Office, но так проще) коллекцию всех файлов этого каталога:

Dim oFSO As New Scripting.FileSystemObject

Dim oFolder As Scripting.Folder

Dim oFile As Scripting.File

Set oFolder = oFSO.GetFolder("C:\Slides")

For Each oFile In oFolder.Files

Если мы вместо многоточия поставим строку, например такого вида:

то можно будет убедиться, что набор файлов в правильном порядке мы получили.

Далее нам все-таки нужно создать слайды. Делается это при помощи метода Add() коллекции Slides. В документации к русскому PowerPoint 2003 описание этого метода по непонятной причине отсутствует (даже несмотря на то, что справка по VBA все равно на английском), но из всплывающей подсказки можно догадаться, что этот метод хочет принимать два параметра (обязательных): номер слайда в презентации, который должен начинаться с 1, и одно из значений перечисления ppSlideLayout (из нескольких десятков), которое определяет шаблон слайда.

Номер слайда придется обеспечивать счетчиком, а наилучший для нас шаблон — пустой:

Dim nCounter As Integer

For Each oFile In oFolder.Files

Set oSlide = oApp.ActivePresentation.Slides.Add(nCounter, ppLayoutBlank)

nCounter = nCounter + 1

А теперь — самое главное: вставляем в слайд изображение и настраиваем его размеры. Для этой цели можно использовать метод AddPicture() коллекции Shapes каждого слайда:

oSlide.Shapes.AddPicture FileName:="C:\Slides\" & _

oFile.Name, LinkToFile:=msoFalse, SaveWithDocument:=msoTrue, _

Left :=10, Top :=10, Width :=700, Height :=520

Параметр FileName — это, конечно, имя передаваемого файла. Именно он и будет меняться в цикле. LinkToFile — этот параметр определяет, будет ли файл изображения помещен внутрь презентации ( msoFalse) или в презентацию будет помещена на него ссылка ( msoTrue). Конечно, если вставляемые файлы не очень большие, то и с точки зрения удобства, и с точки зрения производительности презентации лучше поместить их внутрь презентации (файла PPT). Параметр SaveWithDocument, конечно, определяет, сохранять ли наши изображения вместе с презентацией (в нашем случае сохранять). А Left, Top, Width и Height нужны, чтобы сделать изображения одинакового размера (чтобы подобрать нужные значения, я занимался обычным подбором по методу "недолет-перелет").

Естественно, код этого пункта помещается вместо многоточия в цикл. Чтобы не возиться с удалением обработанных файлов, я поместил в цикл еще одну очевидную строку:

Итоговый код для нашей задачи может выглядеть так:

Dim oApp As New PowerPoint.Application

Dim oPresent As PowerPoint.Presentation

Set oPresent = oApp.Presentations.Add()

Dim oFSO As New Scripting.FileSystemObject

Dim oFolder As Scripting.Folder

Dim oFile As Scripting.File

Set oFolder = oFSO.GetFolder("C:\Slides")

For Each oFile In oFolder.Files

Set oSlide = oApp.ActivePresentation.Slides.Add(nCounter, ppLayoutBlank)

oSlide.Shapes.AddPicture FileName:="C:\Slides\" & _

oFile.Name, LinkToFile:=msoFalse, SaveWithDocument:=msoTrue, _

Left:=10, Top:=10, Width:=700, Height:=520

Несколько строк кода могут заменить часы нудной работы по копированию и вставке изображений вручную.

На практике работа с PowerPoint может быть достаточно сложной при работе с эффектами анимации, звуковым сопровождением, диапазонами фигур и т.п. Найти в документации то, что вам будет нужно, не так-то просто. Рекомендуется для получения "наводящих указаний" активнее использовать макрорекордер и анализировать созданный им код. Однако макрорекордер часто выбирает какие-то очень нетривиальные способы выполнения различных действий. Например, для вставки того же рисунка он предлагает использовать код типа

что, конечно, задачу не упрощает. Так что код макрорекордера всегда рекомендуется проверять и исправлять.

Какие возможности автоматизации работы предоставляет пользователю powerpoint

Контрольные вопросы

1. Что такое презентация?

2. Как запустить Microsoft PowerPoint? Какие пути создания презентаций предлагает PowerPoint?

3. Какие режимы работы с презентацией имеет PowerPoint? В чем преимущества и недостатки каждого режима?

4. Каково назначение областей окна PowerPoint в обычном режиме: структуры, слайда, заметок?

5. С какой целью используется объект WordArt?

6. С какой целью используются образцы оформления слайдов? Чем отличаются образец слайдов и образец заголовков?

7. Опишите назначение инструментов панели рисования.

8. Как вставить таблицу Word или Excel в презентацию?

9. Каковы особенности использования организационной диаграммы в PowerPoint?

10. Докажите на примерах операций с элементами презентаций единство графического интерфейса PowerPoint и других приложений Windows.

11. Какие особые свойства имеют слайды?

12. Что такое анимация, как выполняется настройка анимации слайда?

13. Опишите, как вставить в слайд видеофильм.

14. Какие возможности имеет PowerPoint 2002 для создания фотоальбомов?

15. Какими путями готовая презентация доставляется пользователю?

16. Сравните три способа показа слайдов на экране: управляемый докладчиком (полный экран, окно), автоматический, сфера и особенности их применения.

17. Какие способы доставки презентаций используют возможности телекоммуникаций? Какие это дает преимущества?

18. Зачем изготавливаются прозрачки?

19. Что такое выдачи и заметки? С какой целью их раздают аудитории?

20. Какие вы знаете варианты показа презентации? Чем они отличаются?

21. Как автоматически показать несколько презентаций?

22. Для чего выполняется упаковка презентаций и как это сделать?

23. Какие возможности автоматизации работы предоставляет пользователю PowerPoint?

24. Какими способами в PowerPoint достигается единообразие в оформлении презентации?

25. Что такое шаблон оформления слайда? Что входит в состав шаблона?

26. Чем отличается образец слайдов от образца заголовков?

1. Откройте окно справки PowerPoint. На вкладке Содержание откройте раздел Приступая к работе и изучите справку о том, как найти электронный учебник Microsoft Press «Введение в PowerPoint».Если у вас есть возможность, загрузите с сайта Microsoft в России электронный учебник «Эффективная работа с PowerPoint» и познакомьтесь с основными сведениями о создании презентации, изложенными в этом учебнике.

2. Изучите справку PowerPoint по темам: Новые возможности в Microsoft PowerPoint, Установка и настройка Microsoft PowerPoint, Работа с макросами, надстройками и элементами управления ActiveX.

3. Создайте презентацию «Виды памяти компьютера» с представлением на полном экране и упакуйте ее для просмотра презентации на другом компьютере.

4. Создайте презентацию «Наша школа» с представлением в Интернете.

5. Создайте презентацию по мотивам детской сказки.

6. Откройте любую из созданных ранее презентаций и измените ее оформление разными способами: применяя различные шаблоны оформления; редактируя образец слайдов и образец заголовков; изменяя цветовую схему оформления.

7. Выполните настройку параметров PowerPoint, включив автосохранение презентаций каждые 7 минут и указав для сохранения по умолчанию каталог D:\Prezent. Включите отображение в ходе показа слайдов кнопки вызова контекстного меню и задайте предельное число отмен 15.

Назначение и возможности программы MS PowerPoint

У термина презентация два значения — широкое и узкое. В широком смысле слова презентация — это выступление, доклад защита законченного или перспективного проекта, представление на обсуждение бизнес-плана, технического предложения, эскизного или рабочего проекта, гото­вого товара и услуги, результатов внедрения, контроля, испытаний и многое дру­гое. В этом смысле защита курсовой или дипломной работы — это тоже презента­ция.

Презентации непрерывно сопровождают как производственный, так и коммерчес­кий цикл товаров и услуг. Утверждение бизнес-плана или технического предло­жения — это презентация. Представление общественности нового изделия или услуги — это тоже презентация. Говоря обобщенно, представление идей, людей изделий, материалов и услуг — это всегда презентация.

Давно отмечено, что с экономической точки зрения презентации являются очень дорогими мероприятиями. Одно совещание совета директоров международного автомобильного концерна может стоить акционерам больше, чем выпуск десятков дополнительных автомобилей, но оно может и дать больше, чем выпуск сотен и тысяч изделий. Это вопрос эффективности. Презентации должны быть эффектив­ными в том смысле, что при оптимальных затратах всех видов ресурсов они должны давать максимальную результативность.

Наиболее очевидными техническими средствами сопровождения презентаций являются нагляд­ные пособия (плакаты с графиками, диаграммами, фотоматериалами). Если тех­нические условия позволяют и это уместно по характеру презентации, то в ней могут использоваться проекторы различных типов (кино-, видео- и диапозитив­ные), средства воспроизведения звукового ряда, а также средства дистанционного управления.

Несмотря на то, что чисто функционально компьютер способен заменить любые технические средства проведения презентаций и, более того, дополняет их свой­ства интерактивностью и автоматизацией, применение вычислительной техники в качестве средств подготовки и сопровождения презентаций заметно затянулось. Фактически, широкое внедрение компьютеров в этой сфере началось только после 1993-1994 гг., когда они обрели надлежащие мультимедийные функции. Разу­меется, до этого времени компьютеры тоже использовали при проведении презен­таций, например на выставках, но это относилось только к презентациям аппарат­ных и программных средств самой вычислительной техники. Лишь начиная с 1995 г. вычислительную технику начали широко использовать при подготовке и проведе­нии произвольных презентаций.

Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий проведе­ния презентаций. Расширение происходило в основном в двух направлениях: Интернет стал удобным средством проведения дистанционных презентаций и спо­собствовал полной автоматизации. Эти процессы начались в 1997-1998 гг. и про­должаются по настоящее время. Сегодня в Интернете можно найти множество презентаций, работающих в автоматическом режиме. Их создатели уже не вынуж­дены разъезжать по миру, готовить доклады и выступать перед большими аудито­риями. Круглосуточно и бесперебойно автоматические системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.

В узком смысле слова презентации — это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультиме­дийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением. Воспроизведение может быть автоматическим или интерактивным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с помощью специальных программ­ных средств, но при этом широко используют и традиционные универсальные сред­ства, такие, как текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, сред­ства обработки звуковой и видеоинформации и другие.

2. Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций

В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как и в любой другой презентации, основой успеха является оптимальный баланс между содер­жанием и средствами его представления. В этом комплексе выбор темы и подбор материала остаются творческими процессами автора и не автоматизируются. Авто­матизации подлежат лишь процессы воплощения авторских идей в готовый про­дукт и процессы его публичного воспроизведения.

Одним из таких средств автоматизации служит приложение Microsoft PowerPoint, входящее в комплект поставки пакета Microsoft Office. Это универсальное средство предназначенное для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить работу исполнителя (или группы исполнителей) вниманию других людей. Очевидно, что в основе документа PowerPoint должна быть какая-либо уже проделанная работа. В качестве таковой может выступать и огромный бизнес-проект с десятками и сотнями участников разработки, и индивидуально выполнение студенческая курсовая или дипломная работа.

Неочевидным, но, тем не менее, полезным свойством PowerPoint является необхо­димость в процессе подготовки презентации четко структурировать свои мысли к подводить промежуточные итоги этапов проделанной работы. Часто это помогает своевременно увидеть проблемы и недостатки, после чего найти новые направле­ния развития проекта.

Из практического опыта следует, что основное содержание работы с PowerPoint составляет вовсе не освоение интерфейса и инструментария программы, а осмыс­ление целей презентации, ее аудитории, выявление и представление преимуществ своего проекта и другие действия творческого характера. Конечно, при этом не стоить преуменьшать и значения полного овладения средствами PowerPoint.

Применение нестандартных эффектов, оригинальных элементов, созданных своими руками, воспринимается аудиторией как признак уважения к ее вниманию, как свидетельство значимости проделанной работы. Такой подход существенно повы­шает шансы на успех проекта, будь то просто авторская Web-страница или канди­датская диссертация.

Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и прочие), благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office исполнитель имеет воз­можность применять уже наработанные материалы, в том числе и созданные дру­гими людьми. Например, текст может быть подготовлен в текстовом процессоре Word, формулы — в приложении Microsoft Equation, таблицы — в табличном про­цессоре Microsoft Excel, диаграммы — в приложении Microsoft Graph, художествен­ные заголовки — в приложении Microsoft WordArt и так далее. Кроме того, вся работа над проектом может быть организована с помощью приложения Microsoft Outlook.

Перечислим основные технологии, которые поддерживает PowerPoint, в том числе и OLE-технологии: копирование и вставка, перетаскивание, импорт/экспорт, гиперссылка, связывание, внедрение.

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Слайдов может быть сколь угодно, но в разумных пределах. Каждый слайд имеет уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места.

К объектам, размещаемым на слайде, относятся: фон, текст, гиперссылки, колонтитулы, таблицы, графические изображения, надписи, диаграммы, фильм, видеоклип, звук, значок (ярлык), цветовая схема слайда (рис.1).

Автоматизация PowerPoint

«Календарь счастливой жизни:
инструменты и механизм работы
для достижения своих целей»

Сертификат и скидка на обучение каждому участнику

«Управление общеобразовательной организацией:
новые тенденции и современные технологии»

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

Выполнила:
Студентка КНИТУ-КАИ им. А.Н. Туполева
Группы 22503
Шайхутова Лилия
Автоматизация PowerPoint

2 слайд

Описание слайда:

Презентация
(от английского «presentation» — представление) -это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему.
Для создания и редактирования презентаций используется несколько программных средств, например, Harvard Graphics и Lotus Freelance. Наиболее широкую известность среди программ такого назначения получил пакет PowerPoint фирмы Microsoft.

3 слайд

Описание слайда:

PowerPoint предоставляет пользователю все необходимое:

функции работы с текстом,
средства для рисования,
построение диаграмм,
широкий набор стандартных иллюстраций,
а также средства поддержки пользователя: помощники, мастера, шаблоны дизайна, образцы оформления и т.п.

4 слайд

Описание слайда:

Функции презентации PowerPoint:
управление процессом проведения презентации;
управление переходами между слайдами;
установка параметров внешнего вида, отображения и появления слайдов;
работа с текстом, таблицами, графикой, анимацией, звуком, видео, а также объектами Word, Excel и Internet.

5 слайд

Описание слайда:

6 слайд

Описание слайда:

Часто специалисты используют презентации PowerPoint для сопровождения выступлений при демонстрации продуктов или услуг, отчетов о деятельности и т.п. Поскольку со слайдами можно связывать звуковое сопровождение, PowerPoint активно используется для целей обучения — например, подготовки интерактивных уроков. Еще одна часто используемая возможность — создание звуковых книг с картинками для детей. При помощи PowerPoint можно создавать фотоальбомы со звуковым сопровождением, диафильмы со звуком, детские игры и многое другое. И как только данных становится много (а, например, цифровых фотографий редко бывает мало) сразу встает вопрос об автоматизации.

7 слайд

Описание слайда:

Прежде всего, к автоматизирующим приемам относятся:

задание общего шаблона для презентации,
определение общей цветовой схемы,
использование мастер-слайдов (образцов слайдов).

8 слайд

Описание слайда:

Благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office пользователь имеет возможность применять уже наработанные материалы. Например,
текст может быть подготовлен в текстовом редакторе Word,
формулы — в приложении Microsoft Equation,
таблицы — в табличном процессоре Microsoft Excel,
диаграммы — в приложении Microsoft Graph,
художественные заголовки — в приложении Microsoft WordArt и так далее.
Конечно, можно использовать некоторые специализированные приложения: Adobe Photoshop или CorelDraw, однако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее интегрированными и обмен данными происходит без потерь и искажений.

9 слайд

Описание слайда:

Автоматизация Microsoft PowerPoint
позволяет программно реализовать печать и отображение слайдов, а также другие операции, которые выполняются в интерактивном режиме. Для создания и запуска программы автоматизации PowerPoint на языке Visual Basic выполните следующие действия:
Создайте новый проект Standard EXE. По умолчанию создается форма Form1.
Добавьте в эту форму элемент управления CommandButton.
В меню Project выберите команду References и добавьте библиотеки Microsoft PowerPoint 8.0 Object Library и Microsoft Office 8.0 Object Library. Версии библиотек типов для Office 2000 имеют номер 9.0, для Office 2002 – 10.0, а для Office 2003 – 11.0.
Скопируйте программный код в окно кода формы.Private Declare Sub Sleep Lib "kernel32" (ByVal dwMilliseconds As Long)

10 слайд

Описание слайда:

Предположим, что нам нужно создать презентацию PowerPoint на основе набора JPG-картинок, которые будут лежать в каталоге C:\Slides (например, они получены со сканера или цифрового фотоаппарата). Файлов в каталоге может быть переменное количество, поэтому нам нужно взять все файлы, которые есть в этом каталоге. Наша задача — поместить их в презентацию по порядку. Задача усугубляется тем, что все файлы разного размера (по высоте и ширине), а слайды, конечно, желательно сделать одинаковыми.
Как ни удивительно, код VBA для PowerPoint удобнее запускать не из PowerPoint, а из внешнего приложения, поддерживающего VBA, например, Word или Excel. Так на момент запуска у нас гарантированно не будет активных презентаций и мы ничего не перепутаем с точки зрения вставки.
Как может выглядеть наше решение:
Создаем новый документ в Word или Excel, в него помещаем кнопку или обеспечиваем другой графический интерфейс по вкусу. Главное — не забыть добавить в проект ссылки на две объектные библиотеки:
Microsoft PowerPoint 11.0 Object Library (C:\Program Files\Microsoft Office\Office 11\msppt.olb) — для объектов самого PowerPoint;
Microsoft Scripting Runtime (C:\Windows\System32\ScrRun.dll) — для того , чтобы можно было пользоваться объектом FileSystemObject и прочими для работы с файловой системой .
Далее можно приступать к созданию кода:
запустить PowerPoint,
нужно создать новую пустую презентацию,
создание слайда. (Нужно создать столько слайдов, сколько файлов находится в каталоге C:\Slides.)
Если мы вместо многоточия поставим строку, например такого вида:
MsgBox oFile.Name — то можно будет убедиться, что набор файлов в правильном порядке.
А теперь — самое главное: вставляем в слайд изображение и настраиваем его размеры. Для этой цели можно использовать метод AddPicture() коллекции Shapes каждого слайда.
Параметр FileName — это, конечно, имя передаваемого файла. Именно он и будет меняться в цикле. LinkToFile — этот параметр определяет, будет ли файл изображения помещен внутрь презентации или в презентацию будет помещена на него ссылка. Конечно, если вставляемые файлы не очень большие, то и с точки зрения удобства, и с точки зрения производительности презентации лучше поместить их внутрь презентации. Параметр SaveWithDocument, конечно, определяет, сохранять ли наши изображения вместе с презентацией. А Left, Top, Width и Height нужны, чтобы сделать изображения одинакового размера.
Несколько строк кода могут заменить часы нудной работы по копированию и вставке изображений вручную.

11 слайд